Suponha que você queira digitalizar um documento para facilitar a digitação, ou mesmo usar as informações de um contrato já impresso como base para um novo documento ou cadastro. É provável, ainda, que você gaste muito tempo conferindo nomes ou informações nos documentos impressos para inserir em um sistema interno. Em qualquer desses casos — e em muitos outros — a tecnologia OCR poderia ser uma grande aliada.
Com ela, é possível realizar a ocerização dos documentos, convertendo todos os conteúdos de que você precisa para o formato digital em poucos minutos, usando o celular ou um scanner, rastreando os caracteres e até extraindo somente as informações de que você precisa. Você já ouviu falar sobre esse processo? Que tal saber mais sobre o OCR e como ele pode ajudar nos seus negócios? Então acompanhe o nosso post!
Dividimos esse conteúdo da seguinte forma:
- O que é a tecnologia OCR?
- Como funciona o reconhecimento óptico
- Principais tipos de OCR
- Quais são as vantagens dessa tecnologia para sua empresa
- Como aplicar essa tecnologia na sua empresa
- A importância do OCR para o setor bancário
- A tecnologia OCR na Simply
O que é a tecnologia OCR?
OCR é a sigla referente a Optical Character Recognition (que em português, pode ser traduzido como Reconhecimento Óptico de Caracteres). A tecnologia, em linhas gerais, possibilita a conversão de documentos de várias espécies, como arquivos em PDF, imagens capturadas por câmera digital, papéis escaneados, entre outros, em dados que o usuário poderá pesquisar e editar através de um computador ou dispositivo similar.
Ele transforma a imagem obtida em um conteúdo legível e editável de letras, palavras ou frases — similar ao que estava no documento original. Como ainda não se tem uma literatura vasta para explicar com exatidão o que está por trás do reconhecimento óptico, a tecnologia se baseou em três mecanismos básicos da área para ser desenvolvida: integridade, fim e adaptabilidade. Juntos, eles compõem a base do OCR, permitindo que ele seja capaz de replicar informações de forma precisa.
Criamos um e-book gratuito e completo sobre o assunto para ajudá-lo: Tecnologia OCR – Guia completo sobre o assunto!
Como funciona o reconhecimento óptico
Para que o sistema de OCR opere, é preciso usar um método de entrada para o computador: no caso, vale um scanner, celular, uma máquina fotográfica digital ou outro dispositivo de hardware que capture o texto que se deseja pesquisar, alterar ou editar. Geralmente a imagem digitalizada é medida de acordo com suas áreas claras e escuras, como em um processo binário: as áreas em preto serão consideradas figura (ou seja, um caractere), enquanto as áreas brancas serão tidas como fundo.
Com o avanço da tecnologia, softwares mais atualizados permitem a utilização também de imagens coloridas, não sendo necessária a preocupação com o contraste. Também existem técnicas de aprimoramento da imagem que a preparam antes de realizar o OCR.
Principais tipos de OCR
Basicamente, existem 4 tipos de OCR que as empresas usam para maximizar a eficiência em sua rotina, assim como a experiência dos usuários. São eles:
- Full Text OCR: Ferramenta mais usada nas empresas, o Full Text é capaz de replicar arquivos em texto inteiros, redefinindo seu formato final e se tornando grande aliada em diferentes operações como preenchimento de cadastros, por exemplo.
- OCR Zonal: Tecnologia OCR que opera seguindo padrões na identificação das partes dos arquivos que precisam ser extraídas e convertidas.
- OMR: Este OCR não identifica textos, mas opções marcadas no documento, sendo bastante aplicada na correção de gabaritos, em loterias e etc.
- ICR: Tecnologia complexa capaz de identificar textos escritos à mão ou que não seguem um padrão, sendo muitas vezes usada em conjunto com outras tecnologias como o Machine Learning, por exemplo.
Quais são as vantagens dessa tecnologia para sua empresa
Quando você consegue transferir documentos e páginas impressas para um formato legível no computador em forma de texto editável, torna-se possível utilizar as informações de diversas maneiras, o que antes seria impossível.
Você poderá utilizar as informações em processos de cadastro; no preenchimento de campos; fazer buscas internas por palavras-chave; alterar o conteúdo ou recortar parte dele para usar em novos documentos; incorporar o texto em um site ou sistemas internos e guardar o arquivo em formato de texto, ocupando muito menos espaço em seu computador.
Isso significa que você terá vantagens no que se refere à otimização de processos, além de melhor organização e armazenamento dos arquivos. Podemos destacar como vantagens:
- Automação dos processos: com o OCR é possível automatizar a entrada de dados, gerando uma maior economia de tempo. Além disso, a ferramenta permite ainda extrair e converter dados de documentos impressos e digitalizados ao formato mais adequado para processamento e armazenamento;
- Melhor experiência do cliente: com a tecnologia OCR é possível ainda dispor todos os dados do histórico do cliente de forma organizada e acessível, possibilitando um suporte mais rápido e assertivo. O que por sua vez se reflete em uma melhor experiência e satisfação do cliente;
- Escalabilidade: já que os dados não serão digitados manualmente;
- Segurança: a tecnologia OCR elimina processos manuais de entrada de dados, automatizando tarefas e elevando o nível de precisão e segurança nessas operações. Além disso, a empresa reduzirá os riscos de perder ou extraviar seus documentos impressos;
- Sustentabilidade: redução do uso impresso de documentos.
Tudo isso, sem falar que será mais fácil compartilhar as informações guardadas em meio digital, atualizá-las e acelerar com eficiência as tomadas de decisão. A organização pode ainda dizer que se tornou ambientalmente mais responsável, visto que a digitalização de dados permitirá a redução de uso de papel e de impressões.
Essa tecnologia é aplicável, ainda, em diversos setores, como mercado bancário, construtoras, instituições financeiras, seguradoras, telefonia e escritórios de advocacia.
Os bancos, por exemplo, utilizam o OCR para extração de informações de documentos pessoais, para agilizar o onboarding (cadastro) dos clientes ou para o processo de análise dos documentos na formalização.
Confira neste ebook como construir uma jornada de transformação digital de sucesso!
Como aplicar essa tecnologia na sua empresa
O que faz uma tecnologia ser revolucionária? As respostas para esse questionamento são diversas, mas, nesse cenário, um dos fatores mais relevantes é a estruturação de dados. A tecnologia OCR tem esse conceito inerente à sua composição, o que a torna um sistema inteligente e com uma proposta clara.
Essa estruturação necessária se ampliou com o advento da inteligência artificial e sua presença cada vez mais constante nas empresas. Um dos legados dessa evolução está na capacidade de criar sistemas capazes de aprender regras sozinhos e aperfeiçoar essa prática com o tempo.
Com isso, é possível padronizar ações, definir melhor os procedimentos necessários e também a qualidade das informações transmitidas. Mas como, de fato, aplicar esses conceitos em uma empresa?
OCR aplicado no onboarding e cadastro
Para ilustrar, veja o seguinte exemplo: um cliente precisa comprovar sua identidade para abrir cadastro em determinada empresa. Como trata-se de uma relação remota, ou seja, feita no ambiente digital e sem possibilidade de o cliente entregar a documentação presencialmente, foi solicitado que ele enviasse uma foto do seu documento de identidade.
O setor responsável pelo cadastro de clientes aceita esses dados como confiáveis por que partiram da digitalização de um documento oficial, o que o isenta de erros. Com isso, fica mais seguro transmitir essas informações para o banco de dados.
E o que fazer com essas informações depois do cadastro? É possível categorizá-las e usá-las no processo de onboarding. Durante o onboarding do cliente ou funcionário, é realizado a conferência de todas as informações que foram enviadas no cadastro e nos documentos pessoais.
O primeiro passo é tipificar o documento, ou seja, identificar se ele é um dos documentos obrigatórios daquele processo de cadastro utilizando OCR e I.A (inteligência artificial).
O segundo passo é extrair as informações dos documentos e transformá-las em texto, para serem utilizadas para agilizar o cadastro do cliente, preenchendo automaticamente os dados nos campos, ou para realizar o processo de onboarding, descrito acima.
Esse é um exemplo, mas as possibilidades do OCR são imensas e aplicam-se a empresas e instituições de todos os portes. Imagine o quão revolucionário pode ser o uso dessa tecnologia nas empresas que recebem um número enorme de documentos diariamente? O papel do OCR é justamente esse, trazer praticidade e ajudar a resolver os problemas, por mais complexos que eles possam ser.
Operações e setores que utilizam o OCR
Confira a relação de operações e setores que podem se beneficiar com o uso do OCR:
Setores:
- Serviços Financeiros;
- Cooperativas;
- Saúde;
- Meios de pagamentos;
- Varejo;
- Utilities;
- Imobiliário;
- BPO;
- Educação;
- Locação de veículos;
- Seguros;
- Prevenção a fraude.
Operações:
Operação de Consignado, empréstimo, conta corrente e digital, sinistro de seguros, cadastro mobiliário, crédito para estudantes, cartão private label, meios de pagamento, consórcio, e-commerce, financiamento de veículos, anti-fraude, marketplace e câmbio.
A importância do OCR para o setor bancário
Já que falamos na importância da categorização de informações e em uma forma mais confiável de transmiti-las, um setor que se beneficiaria bastante da tecnologia OCR (e que também já foi mencionado no texto) é o mercado bancário, especialmente para abertura de contas ou concessão de empréstimos.
Essa necessidade se demonstra pelo fato de ser um setor extremamente regulamentado e que utiliza a burocracia como mecanismo de segurança das suas ações, a qual muitas vezes incomoda os seus usuários e dificulta processos.
Os bancos utilizam tecnologias com OCR e I.A nos processos de onboarding e formalização com o objetivo de automatizar processos, melhorar a experiência dos clientes e aumentar a segurança e o compliance.
Com o OCR, o setor possui um ganho enorme de produtividade e escalabilidade, podendo assim eliminar boa parte das atividades manuais e obter mais facilidades em otimizar as tarefas diárias. As empresas do setor que já utilizam essa tecnologia podem sentir na prática o quanto ela impactou seus processos de forma positiva e transformou a maneira de fazer operações comerciais dentro desse mercado.
Confira o Case de sucesso Automação de processos na prática, com dados reais do setor financeiro.
Na carona do setor bancário, por ter necessidades similares, o mercado financeiro como um todo se beneficiaria em grande escala do uso do OCR, afinal ele se baseia em dados, os quais, por meio de uma categorização mais poderosa, podem dar mais transparência aos processos e facilitar a transmissão (e o entendimento) de informações.
A tecnologia OCR na Simply
A Simply tem um conjunto de soluções de TI que permitem aos negócios otimizar processos, como o de cadastro de clientes e a gestão de informações. Uma delas é o OCR.
Ao contrário do OCR tradicional, o OCR da Simply foi otimizado e combinado com inteligência artificial e redes neurais para ler até imagens em baixa resolução. Dessa forma, não há necessidade de utilizar um dispositivo de captura muito avançado ou SDKs, o que reduz custos e melhora o alcance da empresa.
Tipos de OCR utilizados na solução Simply
Para a extração de dados a Simply possui 3 tipos de OCR em sua solução. Confira:
- OCR 2ª camada: Altas taxas de extração em documentos complexos;
- OCR estruturado: reconhece e interpreta cada campo do documento;
- ICR: identifica e extrai números manuscritos.
A aplicação dessa tecnologia combinada (OCR, Inteligência Artificial e Redes Neurais), permite a realização de uma triagem eletrônica dos documentos. A análise dos documentos, atividade manual simples e repetitiva, que é feita por uma equipe da Instituição ou empresa terceirizada, poderá ser realizada automaticamente através da tecnologia.
Análise Eletrônica de Documentos: o Atomics
O OCR combinado com Inteligência Artificial e Redes Neurais é o que permite à solução da Simply, o Atomics, realizar todo o processo de reconhecimento, extração dos dados de documentos e facematch.
São mais de 390 documentos já mapeados e possibilidade de treinamento de documentos personalizados, como um contrato ou termo de adesão. Confira alguns deles:
- RG, CNH, CPF, CRLV; Comprovantes de endereços; Certidão de nascimento e casamento; Contracheques; Documentos de classe; Extratos bancários; Contrato social, dentre outros.
O Atomics oferece alta performance e escalabilidade para as empresas processando mais de 7 milhões de páginas por mês e reconhecendo eletronicamente até 98% dos documentos.
Além do Atomics, a Simply oferece outras soluções que podem ser integradas à sua operação garantindo uma automação inteligente dos seus processos com segurança, escalabilidade, velocidade e otimizando a experiência oferecida aos clientes. E possui uma equipe de analistas de negócio, formada por profissionais capacitados, com experiência e conhecimento das melhores práticas para extrair o máximo das nossas soluções.
Verificação de Antifraude e Risco: VAR
O VAR é uma solução da Simply que também utiliza o OCR e a Inteligência artificial para verificação de risco e antifraude. Ele realiza a validação de RG para análise antifraude através da documentoscopia eletrônica, validando automaticamente as regras antifraude para RG de todos os estados brasileiros.
Confira outras soluções:
- S-Forms: para captura de dados de entrada em formulários web (tecnologia PWA). Captura dados e documentos com usabilidade de aplicativo, sem atritos e sem download;
- S-Works: plataforma para automação de processos especialista em automatizar regras, orquestrar dados e suportar intervenção humana. Além disso, permite integrações através de método API;
- Mining: para automatização da consulta a dados de clientes. Robotização (webcrawler) em websites e fontes públicas e consultas de listas para Background Check;
Agora que você já sabe tudo sobre a tecnologia OCR, você entende que é fundamental contar com um fornecedor especializado que saiba encontrar os melhores meios de implementar esse processo com êxito na sua operação, não é mesmo? Entre em contato com nossos consultores e entenda como a Simply pode te ajudar!
Quer saber mais? Baixe nosso case de escalabilidade e entenda como estamos aumentando o potencial de crescimento de nossos clientes com a automação de processos.
